Cara Membuat Materi Pelatihan yang Mudah Dipahami Peserta

Jawaban Singkat

Untuk membuat materi pelatihan yang mudah dipahami, tentukan terlebih dahulu kemampuan yang harus dimiliki peserta setelah belajar. Pilih hanya informasi yang mendukung tujuan tersebut, susun dari konsep dasar menuju penerapan, gunakan bahasa yang sesuai dengan pengetahuan peserta, lalu sertakan contoh, latihan, dan feedback.

Satu materi sebaiknya memiliki fokus yang jelas. Jangan menempatkan terlalu banyak konsep, istilah, data, dan instruksi dalam satu bagian. Jika topiknya kompleks, pecah menjadi beberapa unit yang saling terhubung melalui learning path.

Guru, trainer, instruktur LPK, course creator, serta tim pelatihan organisasi juga perlu mempertimbangkan konteks peserta: pengalaman awal, waktu belajar, perangkat, koneksi internet, dan situasi ketika materi akan diterapkan. Materi untuk peserta pemula tentu memerlukan struktur dan dukungan berbeda dari materi untuk praktisi berpengalaman.

Materi yang mudah dipahami bukan materi yang dibuat dangkal. Tantangannya adalah menjaga ketepatan isi sambil mengurangi kerumitan penyajian. Karena itu, materi perlu diuji kepada calon peserta dan diperbaiki berdasarkan pertanyaan, kesalahan, serta bagian yang paling sering membuat mereka berhenti.

Apa yang Membuat Materi Pelatihan Mudah Dipahami?

Materi pelatihan mudah dipahami ketika peserta dapat menemukan informasi utama, menghubungkannya dengan pengetahuan sebelumnya, mengikuti alur penjelasan, dan menggunakan materi untuk melakukan sesuatu.

Kejelasan tidak hanya ditentukan oleh pemilihan kata. Struktur, contoh, visual, durasi, urutan, dan aktivitas juga memengaruhi pemahaman.

Materi yang mudah dipahami biasanya memiliki beberapa karakteristik:

• Tujuan belajar dinyatakan secara jelas.
• Satu bagian membahas satu gagasan utama.
• Informasi disusun dalam urutan yang masuk akal.
• Istilah teknis dijelaskan saat pertama digunakan.
• Contoh sesuai dengan kondisi peserta.
• Kalimat tidak terlalu panjang.
• Visual memiliki fungsi yang jelas.
• Peserta diberi kesempatan berlatih.
• Feedback menjelaskan kesalahan.
• Materi dapat diulang atau ditinjau kembali.

Sebaliknya, materi dapat terasa sulit meskipun topiknya sebenarnya sederhana jika peserta harus menebak apa yang penting, bagaimana bagian-bagiannya berhubungan, dan apa yang harus dilakukan setelah membaca atau menonton.

Materi yang jelas membantu peserta membedakan apa yang perlu dipahami, apa yang perlu dilakukan, dan apa yang cukup menjadi referensi.

Mengapa Materi Sering Sulit Dipahami Peserta?

Materi sering sulit dipahami karena dibuat dari sudut pandang ahli, bukan dari sudut pandang orang yang baru mempelajari topik tersebut.

Seorang trainer biasanya sudah mengenal istilah, prosedur, konteks, dan pengecualian. Banyak hubungan antarkonsep terasa otomatis bagi dirinya. Peserta belum tentu memiliki fondasi yang sama.

Pembuat materi melewatkan langkah yang dianggap sudah jelas

Ahli sering menjelaskan dari langkah kedua atau ketiga karena langkah pertama dianggap terlalu dasar.

Contohnya, materi pembuatan laporan langsung meminta peserta menganalisis data. Padahal sebagian peserta belum memahami cara membaca kolom atau menentukan data yang relevan.

Akibatnya, peserta tidak hanya mempelajari kemampuan baru. Mereka juga harus menebak pengetahuan dasar yang tidak pernah dijelaskan.

Terlalu banyak informasi dimasukkan sekaligus

Tim materi sering khawatir ada informasi penting yang terlewat. Hasilnya, satu modul memuat definisi, sejarah, teori, prosedur, pengecualian, data, studi kasus, dan tugas sekaligus.

Informasi tersebut mungkin benar, tetapi tidak semuanya harus dipelajari pada waktu yang sama.

Peserta membutuhkan prioritas:

• Apa yang wajib diketahui sekarang?
• Apa yang dibutuhkan saat praktik?
• Apa yang cukup menjadi referensi?
• Apa yang dapat dipelajari pada tingkat berikutnya?

Materi hanya memindahkan penjelasan lisan

Slide atau modul terkadang dibuat dengan menyalin seluruh isi ceramah. Padahal penjelasan lisan didukung intonasi, gestur, interaksi, dan kesempatan bertanya.

Ketika dipindahkan ke bahan mandiri tanpa penyesuaian, peserta menemukan paragraf panjang tanpa konteks yang cukup.

Bahasa tidak sesuai dengan peserta

Bahasa dapat terlalu akademik, terlalu teknis, terlalu birokratis, atau terlalu banyak menggunakan singkatan.

Contoh:

“Peserta diharapkan mampu melakukan optimalisasi terhadap proses implementasi prosedur operasional.”

Versi lebih jelas:

“Peserta mampu memperbaiki cara menjalankan prosedur operasional.”

Maknanya tidak harus menjadi lebih dangkal. Kalimat hanya dibuat lebih langsung.

Materi tidak memberi kesempatan mencoba

Peserta mungkin memahami penjelasan saat membaca, tetapi belum tentu mampu menggunakannya.

Tanpa latihan, pembuat materi tidak mengetahui apakah peserta benar-benar memahami konsep atau hanya merasa familiar dengan istilahnya.

Mulai dari Tujuan Belajar, Bukan dari Jumlah Materi

Tujuan belajar menentukan informasi mana yang perlu dimasukkan dan bagaimana peserta membuktikan bahwa ia sudah memahami materi.

Tanpa tujuan yang jelas, tim cenderung mengumpulkan sebanyak mungkin bahan. Materi terlihat lengkap, tetapi tidak memiliki fokus.

Tentukan apa yang harus dapat dilakukan peserta

Bandingkan dua tujuan berikut.

Tujuan terlalu umum:

“Peserta memahami pelayanan pelanggan.”

Tujuan lebih jelas:

“Peserta mampu merespons keluhan pelanggan melalui tiga tahap: mendengarkan, mengklarifikasi, dan memberikan tindak lanjut.”

Tujuan kedua membantu menentukan:

• Konsep yang perlu dijelaskan.
• Contoh yang perlu diberikan.
• Latihan yang perlu dibuat.
• Bentuk asesmen.
• Informasi yang tidak perlu dimasukkan.

Gunakan pertanyaan penyaring

Sebelum memasukkan informasi, tanyakan:

• Apakah informasi ini dibutuhkan untuk mencapai tujuan?
• Apakah informasi ini akan digunakan dalam latihan?
• Apakah informasi ini akan dinilai?
• Apakah peserta membutuhkannya sekarang?
• Apakah informasi ini lebih tepat menjadi materi tambahan?

Jika jawabannya tidak, informasi tersebut mungkin dapat dipindahkan ke referensi, lampiran, atau materi lanjutan.

Bedakan tujuan materi dan tujuan program

Satu program dapat memiliki tujuan besar, tetapi setiap modul membutuhkan tujuan yang lebih kecil.

Contoh tujuan program:

“Peserta mampu mengelola pelatihan online.”

Tujuan tersebut dapat dipecah menjadi:

• Mengidentifikasi kebutuhan peserta.
• Menulis tujuan pembelajaran.
• Menyusun learning path.
• Membuat materi.
• Mengembangkan kuis.
• Memantau progres.
• Mengevaluasi program.

Pembagian ini membantu peserta belajar secara bertahap.

Panduan penyusunan tujuan dan alur dapat dibaca melalui cara membuat rancangan pembelajaran yang jelas untuk pelatihan online.

Cara Memilih Informasi yang Benar-Benar Dibutuhkan

Pemilihan informasi adalah proses menentukan materi inti, materi pendukung, dan referensi tambahan.

Semua informasi tidak harus ditempatkan dalam jalur utama pembelajaran.

Gunakan tiga kategori informasi

Materi inti:

Informasi yang harus dipahami untuk mencapai tujuan.

Materi pendukung:

Contoh, penjelasan tambahan, atau konteks yang membantu memahami materi inti.

Materi referensi:

Informasi yang mungkin dibutuhkan kemudian, tetapi tidak harus diingat atau dipelajari saat itu.

Contoh pada pelatihan pencatatan keuangan sederhana:

Materi inti:

• Perbedaan pemasukan dan pengeluaran.
• Cara mencatat transaksi.
• Cara menjumlahkan hasil.

Materi pendukung:

• Contoh transaksi usaha.
• Kesalahan pencatatan.
• Template sederhana.

Materi referensi:

• Jenis laporan keuangan lengkap.
• Istilah akuntansi lanjutan.
• Regulasi perpajakan yang belum relevan dengan tujuan awal.

Tentukan tingkat kedalaman

Satu topik dapat dijelaskan pada tingkat berbeda.

Contohnya, keamanan data untuk seluruh pegawai tidak membutuhkan kedalaman yang sama dengan pelatihan teknis untuk tim teknologi informasi.

Tingkat kedalaman dipengaruhi oleh:

• Peran peserta.
• Risiko pekerjaan.
• Pengalaman awal.
• Durasi program.
• Kompetensi akhir.
• Jenis keputusan yang akan dibuat.

Kurangi pengulangan yang tidak memiliki fungsi

Pengulangan dapat membantu belajar jika digunakan untuk:

• Mengingat kembali konsep.
• Menunjukkan penerapan berbeda.
• Memperkuat langkah.
• Menghubungkan materi.

Namun, pengulangan tidak membantu jika paragraf yang sama hanya dipindahkan ke beberapa bagian tanpa perubahan fungsi.

Cara Menyusun Struktur Materi yang Jelas

Struktur materi membantu peserta memahami hubungan antara satu bagian dan bagian lainnya.

Struktur tidak harus panjang. Bahkan video dua menit tetap membutuhkan awal, isi, dan penutup yang jelas.

Gunakan pola masalah, penjelasan, contoh, dan praktik

Salah satu struktur yang dapat digunakan:

1. Masalah atau situasi.
2. Tujuan dan manfaat.
3. Penjelasan inti.
4. Contoh.
5. Latihan.
6. Feedback.
7. Ringkasan.
8. Tindakan berikutnya.

Struktur ini membuat peserta mengetahui mengapa materi perlu dipelajari sebelum menerima teori.

Berikan orientasi pada awal bagian

Pada awal modul, jelaskan:

• Apa yang akan dipelajari?
• Mengapa materi berguna?
• Berapa lama waktu yang dibutuhkan?
• Apa yang harus dilakukan?
• Bagaimana hasilnya dinilai?

Orientasi mengurangi beban peserta untuk menebak alur.

Gunakan heading yang menjelaskan isi

Heading yang kurang membantu:

“Pembahasan”

Heading yang lebih jelas:

“Cara Memisahkan Uang Usaha dan Uang Pribadi”

Heading sebaiknya memberi gambaran tentang pertanyaan atau kebutuhan yang dijawab.

Gunakan satu gagasan utama per bagian

Satu paragraf atau satu slide sebaiknya memiliki satu fungsi utama.

Jika satu bagian membahas definisi, manfaat, prosedur, pengecualian, dan contoh secara bersamaan, pecah menjadi beberapa bagian.

Hubungkan setiap bagian

Gunakan transisi yang menjelaskan hubungan.

Contoh:

“Setelah memahami tiga jenis keluhan pelanggan, langkah berikutnya adalah memilih respons yang sesuai untuk masing-masing situasi.”

Transisi tersebut membantu peserta melihat alur, bukan sekadar kumpulan subtopik.

Cara Menggunakan Bahasa yang Mudah Dipahami

Bahasa yang mudah dipahami adalah bahasa yang sesuai dengan pengetahuan, konteks, dan kebutuhan peserta.

Sederhana bukan berarti tidak profesional. Kalimat dapat tetap akurat tanpa menggunakan struktur yang rumit.

Gunakan kalimat langsung

Kalimat rumit:

“Pelaksanaan proses verifikasi perlu dilakukan oleh peserta sebelum tindakan pengiriman data dilaksanakan.”

Kalimat lebih jelas:

“Peserta harus memverifikasi data sebelum mengirimkannya.”

Kalimat kedua memiliki subjek dan tindakan yang jelas.

Hindari kata benda abstrak yang berlebihan

Kalimat:

“Diperlukan peningkatan terhadap pelaksanaan komunikasi.”

Perbaikan:

“Tim perlu memperbaiki cara berkomunikasi.”

Kata kerja membantu peserta memahami tindakan.

Jelaskan istilah saat pertama digunakan

Contoh:

“Learning path adalah urutan materi dan aktivitas yang membantu peserta bergerak dari kemampuan awal menuju kompetensi yang ditargetkan.”

Setelah definisi diberikan, istilah tersebut dapat digunakan kembali secara konsisten.

Hindari terlalu banyak istilah untuk konsep yang sama

Jika Anda memilih istilah “peserta”, jangan sering berganti menjadi “learner”, “pengguna”, “siswa”, dan “trainee” tanpa alasan.

Konsistensi membantu peserta membangun pemahaman.

Sesuaikan dengan tingkat pembaca

Materi untuk praktisi dapat menggunakan istilah teknis yang memang digunakan dalam pekerjaan. Materi untuk pemula memerlukan definisi, contoh, dan penjelasan hubungan antarkonsep.

Jangan menyederhanakan istilah yang sebenarnya harus dikuasai. Jelaskan istilah tersebut dan berikan kesempatan menggunakannya.

Gunakan daftar ketika membantu pemindaian

Daftar cocok untuk:

• Langkah.
• Kriteria.
• Syarat.
• Pilihan.
• Checklist.
• Komponen.

Jangan mengubah semua paragraf menjadi daftar. Hubungan sebab-akibat dan penjelasan tetap lebih baik disampaikan dalam paragraf.

Cara Menjelaskan Konsep Sulit

Konsep sulit perlu dipecah menjadi bagian yang dapat dipahami dan dihubungkan kembali secara bertahap.

Tujuannya bukan menghilangkan kompleksitas, tetapi membantu peserta membangun pemahaman tanpa menghadapi seluruh kompleksitas sekaligus.

Mulai dari masalah yang sudah dikenal

Sebelum memberikan definisi, gunakan situasi.

Contoh untuk menjelaskan asesmen formatif:

“Seorang guru baru mengetahui bahwa separuh siswa belum memahami materi setelah ujian akhir. Bagaimana guru dapat menemukan masalah tersebut lebih awal?”

Situasi tersebut memberi peserta konteks untuk memahami fungsi asesmen formatif.

Gunakan definisi yang jelas

Setelah konteks diberikan, sampaikan definisi langsung:

“Asesmen formatif adalah proses mengumpulkan informasi selama pembelajaran untuk mengetahui pemahaman peserta dan menentukan bantuan berikutnya.”

Definisi menjelaskan kategori, fungsi, dan tujuan praktis.

Pecah menjadi komponen

Jika konsep memiliki beberapa bagian, jelaskan satu per satu.

Contoh feedback yang efektif:

1. Menyebutkan hal yang sudah tepat.
2. Menjelaskan bagian yang perlu diperbaiki.
3. Memberikan tindakan berikutnya.

Setelah masing-masing dijelaskan, tunjukkan hubungan ketiganya.

Gunakan contoh dan noncontoh

Contoh membantu peserta mengenali bentuk yang benar. Noncontoh membantu melihat batasnya.

Contoh feedback:

“Struktur laporan sudah runtut. Tambahkan sumber data pada bagian hasil agar kesimpulannya dapat diperiksa.”

Noncontoh:

“Laporannya lumayan. Perbaiki lagi.”

Gunakan analogi secara hati-hati

Analogi dapat membantu ketika peserta belum memiliki kerangka untuk memahami konsep.

Namun, analogi memiliki batas. Jelaskan bagian mana yang sama dan bagian mana yang tidak.

Jangan menggunakan analogi hanya karena menarik jika justru menciptakan pemahaman yang salah.

Tampilkan proses, bukan hanya hasil

Peserta sering melihat hasil akhir tanpa memahami keputusan yang menghasilkan hasil tersebut.

Tunjukkan:

• Bagaimana ahli membaca masalah.
• Informasi apa yang diperhatikan.
• Pilihan apa yang dipertimbangkan.
• Mengapa satu pilihan dipilih.
• Kesalahan apa yang dihindari.

Pendekatan ini sangat berguna untuk pelatihan keterampilan dan pengambilan keputusan.

Peserta tidak hanya membutuhkan jawaban yang benar. Mereka perlu melihat bagaimana jawaban tersebut dibangun.

Cara Membuat Contoh yang Relevan

Contoh yang relevan membantu peserta menghubungkan konsep dengan situasi yang mungkin mereka hadapi.

Contoh sebaiknya mendekati peran, skala, bahasa, dan keputusan peserta.

Sesuaikan dengan jenis peserta

Untuk guru:

• Pengelolaan kelas.
• Asesmen.
• Komunikasi dengan siswa.
• Penyusunan materi.
• Feedback tugas.

Untuk LPK:

• Praktik kerja.
• Persiapan wawancara.
• Pelayanan pelanggan.
• Keselamatan kerja.
• Sertifikasi.

Untuk organisasi:

• Onboarding.
• Prosedur internal.
• Keamanan data.
• Supervisi.
• Komunikasi tim.

Untuk program komunitas:

• Pendampingan.
• Pengelolaan kelompok.
• Pencatatan usaha.
• Edukasi keluarga.
• Pelaporan kegiatan.

Hindari contoh yang terlalu sempurna

Situasi nyata sering mengandung informasi yang tidak lengkap, keterbatasan waktu, dan beberapa pilihan.

Contoh yang terlalu bersih dapat membuat peserta memahami teori tetapi kesulitan menggunakannya.

Setelah memberikan contoh dasar, tambahkan variasi:

• Bagaimana jika pelanggan marah?
• Bagaimana jika data tidak lengkap?
• Bagaimana jika peserta tidak memiliki perangkat?
• Bagaimana jika dua aturan bertentangan?
• Bagaimana jika waktu sangat terbatas?

Jangan menggunakan satu contoh untuk terlalu banyak konsep

Satu studi kasus yang sangat panjang dapat membebani peserta.

Gunakan contoh singkat untuk konsep dasar, lalu gunakan kasus lebih kompleks setelah fondasi terbentuk.

Jelaskan alasan di balik contoh

Jangan hanya memberikan jawaban benar.

Jelaskan:

• Apa yang diperhatikan.
• Mengapa pilihan tersebut tepat.
• Apa risikonya jika memilih cara lain.
• Bagaimana prinsip diterapkan.

Cara Mengelola Beban Informasi Peserta

Beban informasi adalah jumlah unsur yang perlu diproses peserta pada satu waktu.

Materi menjadi sulit ketika peserta harus memahami terlalu banyak hal sekaligus atau mengingat informasi lama sambil memproses konsep baru.

Kelompokkan informasi

Kelompokkan langkah atau konsep berdasarkan fungsi.

Contoh prosedur layanan pelanggan:

1. Dengarkan.
2. Klarifikasi.
3. Tanggapi.
4. Konfirmasi tindak lanjut.

Empat kelompok lebih mudah dipahami daripada daftar 15 tindakan tanpa struktur.

Gunakan pengungkapan bertahap

Jangan menampilkan semua detail sejak awal.

Mulailah dengan gambaran besar, kemudian buka detail ketika dibutuhkan.

Dalam platform digital, materi tambahan dapat ditempatkan dalam:

• Bagian “Pelajari lebih lanjut”.
• Referensi.
• FAQ.
• Dokumen unduhan.
• Modul lanjutan.
• Tooltip atau penjelasan tambahan.

Hindari tampilan yang terlalu ramai

Materi visual dapat membebani peserta jika berisi:

• Terlalu banyak warna.
• Banyak jenis huruf.
• Ikon tanpa fungsi.
• Animasi terus-menerus.
• Diagram dengan terlalu banyak panah.
• Teks kecil.
• Gambar dekoratif.
• Beberapa pesan utama sekaligus.

Visual sebaiknya membantu peserta memusatkan perhatian.

Berikan jeda untuk memproses

Dalam video atau sesi langsung, beri waktu setelah konsep penting.

Gunakan:

• Pertanyaan refleksi.
• Latihan singkat.
• Ringkasan.
• Contoh.
• Kesempatan mencatat.
• Diskusi.

Materi yang disampaikan cepat belum tentu membuat pembelajaran lebih efisien.

Cara Membuat Materi Microlearning

Microlearning adalah pendekatan pembelajaran yang membagi materi menjadi unit kecil, fokus, dan mudah diakses.

Pendekatan ini cocok untuk peserta yang belajar melalui smartphone, memiliki waktu terbatas, atau perlu mengulang materi saat bekerja.

Satu unit, satu tujuan

Contoh unit yang fokus:

• Cara membuat pertanyaan pembuka.
• Cara memisahkan uang usaha.
• Cara mengenali satu jenis risiko.
• Cara memberikan feedback spesifik.
• Cara menggunakan satu fitur.
• Cara mempraktikkan satu prosedur.

Topik terlalu luas:

• Semua tentang kepemimpinan.
• Panduan lengkap pemasaran.
• Keseluruhan proses pelayanan.
• Dasar-dasar pendidikan.

Topik besar perlu dipecah menjadi learning path.

Gunakan struktur pendek tetapi utuh

Satu unit microlearning tetap perlu memiliki:

1. Konteks.
2. Tujuan.
3. Penjelasan.
4. Contoh.
5. Aktivitas.
6. Feedback atau rangkuman.

Memotong video panjang menjadi beberapa bagian tanpa menata ulang isi tidak otomatis menghasilkan microlearning.

Hubungkan setiap unit

Peserta perlu mengetahui:

• Mengapa unit ini perlu dipelajari?
• Apa hubungannya dengan unit sebelumnya?
• Apa yang harus dilakukan setelahnya?
• Bagaimana unit membantu kompetensi akhir?

Gunakan judul, urutan, dan deskripsi yang jelas.

Buat materi mudah diulang

Salah satu kekuatan microlearning adalah kemudahan mengakses kembali informasi tertentu.

Gunakan:

• Judul spesifik.
• Durasi singkat.
• Ringkasan.
• Checklist.
• Bookmark.
• Kategori.
• Transkrip atau teks pendamping.
• Materi unduhan.

Cara Menggunakan Visual secara Tepat

Visual digunakan untuk menjelaskan, menunjukkan hubungan, mendemonstrasikan proses, atau mengarahkan perhatian.

Visual tidak perlu ditambahkan pada setiap halaman jika tidak memiliki fungsi.

Gunakan foto untuk menunjukkan konteks atau kondisi nyata

Foto cocok untuk:

• Situasi kerja.
• Peralatan.
• Posisi tubuh.
• Kondisi lapangan.
• Contoh produk atau dokumen.
• Tahapan praktik.

Foto harus cukup jelas dan tidak dipenuhi elemen yang mengganggu.

Gunakan diagram untuk menunjukkan hubungan

Diagram cocok untuk:

• Alur.
• Struktur.
• Hubungan sebab-akibat.
• Tahapan.
• Perbandingan.
• Siklus.

Gunakan label singkat dan arah yang mudah diikuti.

Gunakan demonstrasi untuk keterampilan

Video atau rangkaian gambar cocok untuk:

• Penggunaan alat.
• Prosedur.
• Gerakan.
• Percakapan.
• Pengoperasian sistem.
• Praktik pelayanan.

Tampilkan langkah dari sudut yang mudah dilihat peserta.

Jangan menampilkan teks yang sama dua kali tanpa fungsi

Jika narasi video membaca seluruh teks yang sama di layar, peserta harus memproses suara dan tulisan secara bersamaan.

Gunakan teks layar untuk:

• Kata kunci.
• Langkah.
• Istilah.
• Angka.
• Peringatan.
• Ringkasan.

Perhatikan akses mobile

Pastikan:

• Teks cukup besar.
• Diagram tidak terlalu lebar.
• Tombol mudah dipilih.
• Gambar tidak membutuhkan zoom berlebihan.
• File tidak terlalu besar.
• Informasi utama tetap terlihat pada layar kecil.

Cara Menambahkan Latihan dan Feedback

Latihan membantu peserta mengubah informasi menjadi kemampuan.

Latihan sebaiknya muncul selama proses belajar, bukan hanya pada akhir program.

Mulai dari latihan sederhana

Urutan latihan dapat berupa:

1. Mengenali.
2. Memilih.
3. Mengurutkan.
4. Memperbaiki.
5. Menerapkan.
6. Membuat.
7. Mengevaluasi.

Peserta tidak langsung diminta membuat hasil kompleks sebelum memahami komponennya.

Gunakan situasi nyata

Contoh latihan untuk pelatihan guru:

“Baca respons siswa berikut. Buat satu pertanyaan lanjutan untuk mengetahui alasan di balik jawabannya.”

Contoh untuk layanan pelanggan:

“Pelanggan mengeluh karena pesanan terlambat. Pilih respons pembuka yang paling tepat dan jelaskan alasannya.”

Berikan instruksi yang dapat diuji

Instruksi kurang jelas:

“Diskusikan materi ini.”

Instruksi lebih jelas:

“Diskusikan dua risiko dari prosedur tersebut, pilih satu yang paling mungkin terjadi, lalu tuliskan tindakan pencegahannya.”

Berikan feedback langsung jika memungkinkan

Feedback yang baik:

• Menyebutkan hasil.
• Menjelaskan alasan.
• Menunjukkan bagian yang tepat.
• Menjelaskan perbaikan.
• Memberikan tindakan berikutnya.

Feedback kurang membantu:

“Jawaban salah. Silakan coba kembali.”

Feedback lebih membantu:

“Jawaban ini belum tepat karena Anda langsung memberikan solusi tanpa mengklarifikasi masalah pelanggan. Tanyakan detail keluhan sebelum menawarkan tindak lanjut.”

Berikan kesempatan memperbaiki

Revisi membantu peserta melihat feedback sebagai bagian dari belajar, bukan hanya penilaian akhir.

Kesempatan memperbaiki dapat berupa:

• Mengulang kuis.
• Menulis ulang jawaban.
• Memperbaiki tugas.
• Membandingkan dengan contoh.
• Melakukan simulasi kedua.
• Menerapkan feedback.

Prinsip motivasional dalam latihan dan feedback dapat dikembangkan menggunakan contoh implementasi model ARCS dalam bahan ajar dan modul pelatihan.

Contoh Perbaikan Materi Pelatihan

Berikut beberapa contoh perubahan dari materi yang terlalu umum menjadi materi yang lebih jelas.

Contoh 1: tujuan modul

Sebelum:

“Modul ini membahas komunikasi efektif.”

Sesudah:

“Setelah menyelesaikan modul, peserta mampu menyusun respons keluhan yang memuat pengakuan masalah, klarifikasi, dan tindak lanjut.”

Perbaikan:

Tujuan menjelaskan kemampuan yang dapat diamati.

Contoh 2: pembukaan

Sebelum:

“Pelayanan pelanggan merupakan salah satu aspek penting dalam organisasi.”

Sesudah:

“Seorang pelanggan mengirim tiga pesan karena belum menerima jawaban mengenai pesanannya. Respons pertama apa yang sebaiknya diberikan?”

Perbaikan:

Pembukaan langsung memperkenalkan keputusan nyata.

Contoh 3: definisi

Sebelum:

“Feedback merupakan suatu bentuk proses komunikasi evaluatif yang dilaksanakan dalam rangka memberikan informasi mengenai pencapaian individu.”

Sesudah:

“Feedback adalah informasi yang membantu seseorang mengetahui apa yang sudah tepat, apa yang perlu diperbaiki, dan tindakan berikutnya.”

Perbaikan:

Definisi lebih langsung dan menjelaskan fungsi.

Contoh 4: instruksi tugas

Sebelum:

“Buatlah sebuah rancangan pembelajaran yang menarik.”

Sesudah:

“Buat rancangan satu sesi berdurasi 30 menit. Cantumkan tujuan belajar, pertanyaan pembuka, satu contoh, satu aktivitas peserta, dan satu metode evaluasi.”

Perbaikan:

Ruang lingkup dan output menjadi jelas.

Contoh 5: feedback

Sebelum:

“Jawaban Anda belum tepat.”

Sesudah:

“Jawaban Anda sudah menyebutkan masalah pelanggan, tetapi belum memberikan langkah tindak lanjut. Tambahkan tindakan yang akan dilakukan dan kapan pelanggan menerima kabar berikutnya.”

Perbaikan:

Peserta mengetahui bagian yang sudah benar dan tindakan yang diperlukan.

Cara Menguji Materi Sebelum Digunakan

Materi perlu diuji karena pembuatnya sudah terlalu mengenal isi sehingga sulit melihat bagian yang membingungkan.

Uji tidak harus melibatkan banyak orang. Beberapa peserta yang sesuai target dapat memberikan informasi penting.

Minta peserta menjelaskan kembali

Setelah membaca atau menonton, tanyakan:

• Apa gagasan utamanya?
• Apa yang harus dilakukan?
• Bagian mana yang tidak jelas?
• Istilah apa yang belum dipahami?
• Apa manfaat materi ini?
• Apa langkah berikutnya?

Jangan hanya bertanya, “Apakah materinya jelas?” Peserta mungkin menjawab ya meskipun pemahamannya berbeda.

Amati perilaku

Perhatikan:

• Bagian yang dibaca ulang.
• Waktu yang dibutuhkan.
• Instruksi yang terlewat.
• Kesalahan yang berulang.
• Bagian yang dilewati.
• Pertanyaan yang muncul.
• Tampilan yang sulit digunakan.
• Materi yang tidak selesai.

Gunakan teknik think aloud

Minta peserta mengucapkan apa yang mereka pikirkan saat menggunakan materi.

Contohnya:

“Saya tidak tahu harus menekan tombol yang mana.”

“Saya mengira bagian ini hanya contoh.”

“Saya belum memahami istilah tersebut.”

Teknik ini membantu menemukan masalah struktur dan navigasi.

Uji pada perangkat nyata

Materi yang terlihat baik pada laptop belum tentu nyaman pada smartphone.

Periksa:

• Ukuran teks.
• Posisi tombol.
• Kecepatan akses.
• Ukuran video.
• Tampilan tabel.
• Proses unduh.
• Formulir.
• Kuis.
• Navigasi.

Bedakan masalah isi dan masalah teknologi

Peserta dapat gagal karena:

• Materi tidak jelas.
• Instruksi tidak lengkap.
• Platform sulit digunakan.
• Koneksi terganggu.
• File terlalu besar.
• Login bermasalah.
• Format tidak didukung.

Catat penyebabnya agar solusi tidak salah sasaran.

Mengelola Materi dalam Platform Pembelajaran

Platform pembelajaran membantu menyimpan, menyusun, mendistribusikan, dan mengevaluasi materi secara lebih konsisten.

Nilainya bukan hanya pada penyimpanan file. Platform menghubungkan materi dengan peserta, aktivitas, progres, feedback, serta sertifikat.

Susun materi dalam learning path

Kelompokkan materi menjadi:

• Orientasi.
• Dasar.
• Praktik.
• Penguatan.
• Evaluasi.
• Tindak lanjut.

Urutan membantu peserta mengetahui apa yang harus dipelajari dan mengurangi pilihan yang tidak diperlukan.

Gunakan metadata yang jelas

Setiap materi sebaiknya memiliki:

• Judul spesifik.
• Deskripsi.
• Tujuan.
• Durasi.
• Tingkat kesulitan.
• Prasyarat.
• Format.
• Aktivitas berikutnya.

Metadata membantu peserta memilih dan membantu tim mengelola konten.

Gunakan learning analytics untuk menemukan masalah

Data yang dapat diperiksa:

• Tingkat pembukaan.
• Penyelesaian.
• Durasi akses.
• Titik berhenti.
• Hasil kuis.
• Percobaan ulang.
• Tugas yang tidak dikumpulkan.
• Materi yang sering dibuka kembali.
• Pertanyaan peserta.

Data tidak langsung menjelaskan penyebab, tetapi menunjukkan bagian yang perlu ditinjau.

Kelola versi materi

Materi perlu diperbarui ketika:

• Prosedur berubah.
• Regulasi berubah.
• Contoh tidak lagi relevan.
• Peserta menemukan kesalahan.
• Data menunjukkan bagian yang membingungkan.
• Format perlu disesuaikan.

Catat versi, tanggal pembaruan, dan pemilik materi. Hal ini penting ketika banyak trainer menggunakan modul yang sama.

Gunakan platform bermerek jika dibutuhkan

White-label learning platform adalah platform pembelajaran yang dapat dijalankan dengan identitas lembaga sendiri.

Pendekatan ini dapat membantu lembaga mengelola:

• Materi.
• Kelas.
• Peserta.
• Trainer.
• Progres.
• Kuis.
• Sertifikat.
• Komunikasi.
• Laporan.
• Pengalaman merek.

FitAcademy mendukung penyelenggara pelatihan dalam menyusun materi microlearning, mengatur learning path, mengelola peserta, memantau progres, dan memberikan sertifikat digital melalui platform pembelajaran yang dapat digunakan langsung maupun disesuaikan dengan identitas lembaga.

Namun, platform tidak otomatis membuat materi mudah dipahami. Struktur isi, bahasa, contoh, aktivitas, dan feedback tetap harus dirancang secara sengaja.

Kesalahan yang Sering Terjadi

Memasukkan semua pengetahuan ahli

Trainer ingin menunjukkan keluasan topik sehingga semua informasi dimasukkan.

Akibatnya, peserta sulit membedakan konsep inti dan informasi tambahan.

Pilih informasi berdasarkan tujuan. Pindahkan detail lanjutan ke materi referensi.

Menggunakan bahasa formal secara berlebihan

Bahasa formal sering dianggap lebih profesional. Padahal kalimat yang terlalu panjang dapat mengaburkan tindakan.

Gunakan bahasa langsung dan tetap akurat. Profesionalisme berasal dari ketepatan, bukan kerumitan.

Menganggap visual selalu mempermudah

Diagram yang memiliki banyak panah, warna, ikon, dan teks kecil dapat lebih sulit dipahami daripada penjelasan sederhana.

Gunakan visual hanya jika membantu menjelaskan hubungan, proses, atau bentuk.

Membuat video tanpa storyboard

Video dibuat dengan merekam trainer berbicara panjang tanpa struktur.

Akibatnya, pembukaan terlalu lama, pesan utama tidak jelas, dan contoh muncul terlambat.

Gunakan storyboard yang memuat tujuan, pembukaan, penjelasan, contoh, aktivitas, dan penutup.

Tidak memberikan contoh

Definisi tanpa contoh membuat peserta mengenali istilah tetapi belum tentu memahami penerapannya.

Berikan contoh, noncontoh, dan alasan.

Memberi contoh yang terlalu jauh

Contoh dari konteks yang tidak dikenal menambah informasi yang harus diproses.

Gunakan contoh sesuai pekerjaan, komunitas, atau situasi peserta.

Membuat tugas tanpa persiapan

Peserta langsung diminta membuat hasil kompleks setelah membaca teori.

Tambahkan contoh, latihan terbimbing, rubrik, dan kesempatan mencoba.

Menguji hal yang tidak diajarkan

Kuis menggunakan istilah atau situasi yang tidak pernah dibahas.

Hal ini menurunkan kepercayaan peserta terhadap program dan membuat asesmen terasa tidak adil.

Pastikan asesmen selaras dengan tujuan dan materi.

Mengukur keberhasilan hanya dari penyelesaian

Peserta yang menyelesaikan materi belum tentu memahami atau menerapkannya.

Gabungkan data penyelesaian dengan hasil latihan, tugas, feedback, dan bukti penerapan.

Tidak memperbarui materi

Materi lama terus digunakan meskipun prosedur, contoh, atau kebutuhan peserta berubah.

Tetapkan jadwal review dan pemilik konten.

FAQ

Bagaimana cara membuat materi pelatihan yang mudah dipahami?

Mulailah dari tujuan belajar, pilih informasi yang benar-benar dibutuhkan, susun secara bertahap, gunakan bahasa yang sesuai dengan peserta, dan tambahkan contoh serta latihan. Setelah itu, uji materi kepada calon peserta untuk menemukan istilah, instruksi, atau bagian yang masih membingungkan.

Mengapa materi pelatihan sering terlalu panjang?

Materi sering terlalu panjang karena pembuatnya ingin memasukkan seluruh pengetahuan yang dimiliki. Solusinya adalah membedakan materi inti, materi pendukung, dan referensi. Informasi yang tidak diperlukan untuk mencapai tujuan utama dapat ditempatkan pada lampiran atau materi lanjutan.

Apakah bahasa sederhana membuat materi kurang profesional?

Tidak. Bahasa sederhana tetap dapat akurat dan profesional. Gunakan kalimat langsung, istilah yang konsisten, dan definisi yang jelas. Hindari struktur panjang atau istilah abstrak jika ada cara yang lebih mudah untuk menyampaikan makna yang sama.

Berapa banyak materi yang sebaiknya dimasukkan dalam satu modul?

Jumlahnya bergantung pada tujuan dan kemampuan peserta. Satu modul sebaiknya memiliki satu fokus utama atau beberapa tujuan yang saling berhubungan. Untuk microlearning, satu unit idealnya membahas satu konsep, keputusan, atau keterampilan.

Apakah video lebih mudah dipahami daripada teks?

Tidak selalu. Video cocok untuk demonstrasi dan penjelasan singkat, sedangkan teks lebih mudah digunakan sebagai referensi. Diagram cocok untuk hubungan dan proses, sementara tugas praktik diperlukan untuk penerapan. Format perlu dipilih berdasarkan tujuan belajar.

Bagaimana cara mengetahui apakah materi sudah dipahami?

Gunakan latihan, pertanyaan penerapan, tugas, demonstrasi, dan permintaan menjelaskan kembali. Jangan hanya bertanya apakah materi sudah jelas. Periksa apakah peserta dapat menggunakan pengetahuan tersebut untuk menyelesaikan masalah atau menghasilkan sesuatu.