Bagi karyawan baru, onboarding menjadi istilah yang akan sering kalian dengar. Onboarding karyawan merupakan proses mengintegrasi karyawan baru dengan perusahaan, peran dan budaya yang ada di dalamnya. Onboarding juga dilakukan untuk memudahkan karyawan memperoleh informasi dan alat yang dibutuhkan untuk pekerjaannya. Menurut para ahli kepegawaian dan Human Resource (HR), onboarding harus menjadi proses yang strategis dan setidaknya bertahan selama satu tahun. Hal itu dikarenakan durasi onboarding dapat berlangsung selama beberapa hari hingga satu tahun, tergantung kebijakan masing-masing perusahaan. Onboarding membantu karyawan baru untuk menyesuaikan diri dengan lingkungan dan aspek pekerjaan yang dibutuhkan sehingga mereka dapat menjadi lebih produktif.
Onboarding biasanya dikelola oleh tim Human Resource Development (HRD) dan diikuti oleh karyawan baru. Sebelum melaksanakan program onboarding, terdapat beberapa pertanyaan kunci yang harus dijawab untuk mencapai persetujuan tim dan manajemen atas. Dilansir dari SHRM (Society for Human Resource Management), pertanyaan-pertanyaan tersebut antara lain:
1. Kapan onboarding mulai dilaksanakan?
2. Akan berlangsung berapa lama?
3. Kesan apa yang ingin diberikan kepada karyawan baru pada akhir sesi onboarding hari pertama?
4. Apa yang harus diketahui oleh karyawan baru mengenai budaya dan lingkungan kerja?
5. Peran apa yang akan dimainkan oleh tim HR selama proses onboarding?
6. Tujuan apa yang ingin kamu tetapkan untuk para karyawan baru?
7. Bagaimana kamu akan mengumpulkan feedback karyawan baru mengenai program yang dilaksanakan?
8. Bagaimana kamu mengukur keberhasilan sebuah program onboarding?
Pertanyaan-pertanyaan tersebut setidaknya harus kamu penuhi sebelum merencanakan program onboarding lebih lanjut. Kemudian, apa kaitan antara onboarding dan microlearning?
Pada dasarnya onboarding merupakan salah satu bentuk program pelatihan perusahaan kepada karyawannya, dan microlearning adalah salah satu metode yang digunakan untuk menyampaikan pembelajarannya.
Sebelum melangkah lebih jauh, mari kita kulik beberapa topik onboarding yang cocok untuk disampaikan dalam format microlearning!
Topik Onboarding dalam Format Microlearning
Menentukan topik-topik dalam program onboarding. Sumber: canva.com
Agar program onboarding dapat terlaksana dengan baik, penting bagi pengelola program untuk dapat memilah topik onboarding yang cocok disampaikan ke dalam format microlearning. Dilansir dari eduvoice, berikut beberapa diantaranya:
1. Pemangku kepentingan dalam perusahaan
Salah satu bagian yang penting untuk diingat oleh karyawan baru adalah siapa bos mereka, kepada siapa mereka dapat meminta bantuan mengenai pekerjaan, siapa manajer mereka, dan banyak lagi. Menghafal sekaligus secara langsung wajah dan nama seluruhnya pasti akan menghabiskan banyak energi. Beberapa orang saja harus berinteraksi setidaknya dua sampai 3 kali sampai mereka hafal dan dapat mengenalinya secara langsung. Namun jangan khawatir, microlearning memiliki format pembelajaran yang dapat memudahkan karyawan untuk mengenali para pemangku jabatan di perusahaan dengan mudah, yaitu menggunakan infografik dan modul microlearning berbentuk card yang berisi informasi mengenai nama, posisi/jabatan, departemen, dll.
2. Budaya dan nilai perusahaan
Budaya dan nilai perusahaan dapat disampaikan melalui video berdurasi pendek yang menjelaskan nilai-nilai inti perusahaan dan kisah dibaliknya. Apabila sejarah seringkali dianggap membosankan untuk disampaikan terutama bila disajikan dengan teks panjang, melalui microlearning, itu tidak akan terjadi. Terlebih jika penyampaiannya disertai dengan ilustrasi yang menarik. Mengetahui sejarah dan latar belakang berdirinya sebuah perusahaan merupakan hal yang penting untuk diketahui oleh para karyawan. Hal tersebut demi memastikan bahwa setiap karyawan memiliki pengetahuan yang sama tentang sejarah perusahaan, sehingga menciptakan lingkungan yang ramah dan inklusif bagi seluruh karyawan.
3. Keselamatan di tempat kerja
Dimanapun kita bekerja, keselamatan merupakan aspek yang sangat penting untuk kita jaga. Daripada menjelaskannya secara lisan atau hanya mengandalkan teks, alangkah lebih baiknya topik ini disampaikan melalui simulasi, dalam format microlearning biasanya menggunakan video pendek dan card. Dengan video, kita dapat memperlihatkan karyawan akan bahaya-bahaya yang dapat mencelakai mereka ditempat kerja secara langsung. Sementara melalui card, biasanya akan dibantu dengan ilustrasi dan teks pendek. Topik pelatihannya pun beragam, seperti pertolongan pertama, cara memadamkan api, atau bahkan cara mengatur kabel di meja kerja.
4. Pelatihan dasar Cybersecurity
Selain keselamatan fisik, cyber security atau keamanan siber juga perlu untuk dioptimalkan, lho. Keamanan siber mencakup data perusahaan hingga informasi internal lainnya yang tidak boleh diketahui oleh pihak luar, terutama yang tidak bersangkutan. Topik yang diangkat tidak perlu terlalu rumit, cukup dengan pengetahuan akan keamanan kata sandi, antisipasi akan kejahatan phising, hingga pentingnya melakukan backup. Khusus untuk topik ini, perusahaan dapat memberikan pertanyaan singkat secara berkala misalnya terkait hal-hal mencurigakan yang ditemui karyawan selama berinternet.
5. Kebijakan dan prosedur perusahaan
Topik terakhir yang harus ada dalam program onboarding berikutnya adalah terkait kebijakan dan prosedur perusahaan. Topik yang dapat dikembangkan seperti cara meminta cuti, izin sakit, penilaian kinerja karyawan, dan banyak lagi. Setiap karyawan harus mengetahui seluruh kebijakan agar tidak beresiko mengurangi nilai kinerja. Cara menyampaikannya pun sangat mudah, misalnya melalui slide pendek yang berisikan panduan step-by-step dan informasi lainnya.
Bentuk Microlearning yang Disertakan dalam Onboarding
Infografik, salah satu bentuk microlearning. Sumber: canva.com
Karena banyaknya kemudahan yang ditawarkan, microlearning menjadi populer digunakan oleh banyak perusahaan sebagai metode penyampaian pembelajaran dalam program pelatihan dan pengembangan. Microlearning sendiri memiliki berbagai bentuk dan banyak diantaranya cocok untuk diterapkan dalam pelaksanaan program onboarding. Berikut strategi penerapan microlearning untuk meraih keberhasilan program onboarding yang efektif!
1. Simulasi
Karena ada banyak hal yang harus diketahui oleh karyawan pada pelaksanaan program onboarding, simulasi menjadi alternatif yang dapat dipilih sehingga mereka tidak perlu membutuhkan waktu lama untuk belajar. Simulasi merupakan metode bermain peran yang dapat memberikan gambaran jelas kepada karyawan mengenai tugas yang akan mereka lakukan selama bekerja. Misalnya untuk karyawan yang bekerja sebagai customer service, pembelajaran akan lebih efektif apabila dipraktekkan secara langsung sehingga memungkinkan karyawan untuk memahami bagaimana hari-hari mereka akan berjalan.
Dilansir dari elearningindustry.com, simulasi telah terbukti meningkatkan kurva pembelajaran bagi karyawan baru dan membantu mereka untuk memahami banyak pelatihan dalam waktu yang lebih singkat. Mereka mampu mempelajari keterampilan dengan lebih baik melalui metode simulasi.
2. Infografik
Infografik merupakan bentuk paling baik dalam menyajikan sebuah data. Infografik merupakan format microlearning yang sangat baik untuk digunakan dan mampu menjelaskan proses dalam operasional perusahaan secara cepat. Microlearning memberikan kemudahan kepada karyawan untuk memahami statistik semacam angka, tren, pola, serta dapat bertindak sebagai alat bantu referensi praktis bagi karyawan baru yang masih mempelajari proses operasional perusahaan. Hal tersebut tidak lain juga karena infografik menyajikan informasi secara visual, dimana otak manusia akan lebih cepat memprosesnya daripada bentuk teks.
3. Video
Video merupakan bentuk microlearning lainnya yang efektif dan populer. Sudah banyak model pembelajaran yang didistribusikan ke dalam format video. Salah satu alasannya adalah karena video mencakup 2 gaya belajar sekaligus, yaitu visual dan auditori. Selain itu, video merupakan format yang bagus untuk menjelaskan cara melaksanakan tugas selangkah demi selangkah atau untuk mendemonstrasikan cara menerapkan sebuah keterampilan. Video juga memiliki kelebihan diantaranya dapat diakses kapan saja dan dimana saja kapanpun mereka mau.
Namun perlu diingat ya, microlearning akan efektif apabila video disajikan dengan waktu kurang dari 5 menit. Apabila durasi melebihi waktu tersebut, maka tidak dapat dikatakan microlearning.
4. PDF Interaktif
Meskipun visual dinilai lebih efektif, kita tidak bisa melupakan fakta bahwa ada beberapa hal yang memang harus dijelaskan menggunakan kata-kata, namun PDF yang kali ini berbeda. PDF Interaktif, seperti namanya, penuh dengan interaktivitas, gambar, navigasi, hyperlink, animasi, tombol, dan media lain untuk membuat bacaan menjadi lebih menarik. Karyawan bisa melakukan scrolling dengan santai tanpa harus khawatir akan rasa bosan.
PDF Interaktif akan meninggalkan kesan takjub bagi karyawan baru melalui penyusunan PDF yang interaktif dan menarik. Pastikan PDF interaktif yang dibuat dapat menjelaskan suatu pembahasan yang panjang dengan menggunakan sedikit teks namun tetap relevan, sesuai dengan definisi microlearning yang sesungguhnya.
Pelajari lebih dalam: jenis-jenis microlearning
Itu dia pembahasan mengenai penyertaan microlearning dalam program onboarding. Pada dasarnya onboarding adalah langkah krusial sebagai awal penyatuan karyawan baru dengan perusahaan, sehingga penting untuk dilaksanakan dengan praktis dan efisien. Lakukan program onboarding yang menarik, dan tinggalkan kesan baik kepada para karyawan.
Apabila perusahaan masih bingung bagaimana cara mendesain microlearning untuk program onboarding, Anda tidak perlu khawatir. FitAcademy akan membantu Anda melalui produk dan layanan pelatihan serta pembelajaran berbasis microlearning!
