Apakah kamu pernah mendengar istilah Job Aids? Apabila kamu adalah seorang karyawan, maka wajib bagimu untuk mengerti arti dari istilah tersebut.
Dilansir dari businessdictionary.com, Job Aids didefinisikan sebagai perangkat atau alat yang memungkinkan seseorang untuk mengakses informasi yang dibutuhkan untuk melakukan suatu tugas dengan cepat. Simpelnya adalah, Job Aids merupakan alat bantu kerja. Bentuknya macam-macam, dapat berupa checklist hingga flowchart (infografik) yang dapat diakses oleh karyawan setiap kali mereka membutuhkan informasi.
Job Aids merupakan bentuk performance support yang dapat menjawab pertanyaan, memetakan proses, atau menjelaskan tahapan dalam melakukan sesuatu. Job Aids juga tidak harus dicetak dalam bentuk fisik, sekarang Job Aids lebih populer dalam bentuk digital yang tentunya memiliki banyak manfaat, salah satunya dapat menghemat banyak waktu dan biaya. Itu sebabnya Job Aids akan lebih efektif apabila disajikan dalam format Microlearning.
Job Aids penting bagi karyawan karena dapat membantu mereka untuk memahami tugas dengan cepat. Job Aids dapat menyediakan langkah-langkah dan instruksi yang memudahkan karyawan untuk mempelajari tugas baru. Dengan begitu rasa percaya diri karyawan juga akan semakin meningkat!
Dengan petunjuk yang jelas akan membantu karyawan untuk bekerja secara akurat dan efisien, sehingga meminimalisir terjadinya kesalahan dan pemborosan waktu. Job Aids juga bersifat fleksibel sehingga mudah untuk dikembangkan mengikuti perubahan dalam prosedur dan kebijakan perusahaan. Lalu, kapan Job Aids digunakan di tempat kerja? Berikut ulasannya!
Saat yang Tepat untuk Menggunakan Job Aids
Karyawan melihat infografik sebagai salah satu Job Aids untuk membantu pekerjaan mereka. Sumber: canva.com
Untuk menghindari kebingungan dan meningkatkan keefektifan, perusahaan maupun karyawan harus tahu pasti kapan waktu yang tepat untuk menggunakan Job Aids, dan kapan saat yang tepat untuk membuat Job Aids?
1. Ketika tugas mulai jarang dilakukan
Ketika karyawan mulai jarang melaksanakan sebuah tugas, ada dua kemungkinan yang terjadi. Yaitu antara karyawan tersebut tidak lagi memiliki ketertarikan dan semangat untuk melaksanakan tugas tersebut, atau karena mereka tidak tahu bagaimana cara yang tepat untuk melaksanakan tugas itu. Apabila ternyata alasannya adalah yang pertama, maka perusahaan perlu melakukan pelatihan dan pengembangan guna meningkatkan motivasi mereka untuk bekerja. Sementara apabila alasannya adalah yang kedua, yaitu mereka tidak paham pasti bagaimana melakukan tugas tersebut, disinilah peran Job Aids dibutuhkan.
Ketika karyawan sudah lama atau jarang melaksanakan tugas tersebut, maka akan timbul kesulitan untuk mengingatnya. Oleh karena itu, memberikan beberapa jenis dukungan dan bantuan seperti Job Aids akan membantu karyawan mengingat kembali sehingga dapat melakukan tugas-tugas tersebut secara efektif (recalling).
2. Ketika tugas terlalu sulit
Tugas yang terlalu sulit dilakukan dapat menghabiskan banyak waktu bagi karyawan untuk kemudian menjadi mahir. Terlebih lagi apabila tugas tersebut memerlukan banyak sekali step-by-step, untuk melakukan recalling saja rasanya sulit. Pada saat inilah Job Aids dibutuhkan, melalui simulasi dan panduan digital yang dirancang dengan simpel, fokus pada satu tujuan serta instruksi yang jelas dan ringkas.
3. Ketika tugas terlalu beresiko apabila terjadi kesalahan
Biokimia, kelistrikan, pemadam kebakaran, dan banyak lagi pekerjaan yang memiliki resiko besar apabila terjadi kesalahan dalam proses pengerjaanya, terlebih lagi human error yang bisa dihadapi kapan saja. Oleh sebab itu, penting bagi perusahaan untuk menyediakan Job Aids yang mudah dipahami. Misalnya Job Aids tentang cara menggunakan alat pelindung diri (APD), langkah-langkah yang dilakukan apabila karyawan menghadapi mara bahaya, dan lain-lain. Job Aids dapat disajikan dalam bentuk modul microlearning berbentuk card, infographic, dan checklist.
4. Ketika baru pertama kali melakukan pekerjaan
Pada saat onboarding, karyawan baru pasti dikenalkan dengan tugas-tugas yang akan dilakukan selama bekerja. Job Aids dapat memudahkan karyawan baru untuk cepat memahami tugas-tugasnya. Tentunya dengan dukungan program pelatihan yang efektif.
5. Ketika muncul masalah
Seperti yang sudah disinggung pada poin ketiga, masalah kemungkinan akan terjadi setiap saat. Selain menggunakan Job Aids sebagai bentuk pencegahan, juga dapat berfungsi untuk memperbaiki. Job Aids dapat menyediakan informasi cara menyelesaikan dan memecahkan masalah. Hal tersebut dapat membantu karyawan untuk menyelesaikan masalah dengan cepat dan efisien, serta tahu lebih baik untuk mencegah terjadinya kesalahan yang sama di kemudian hari.
Setelah mengetahui kapan Job Aids dibutuhkan, kira-kira apa saja ya jenis dari Job Aids itu?
Jenis-Jenis Job Aids
Tidak semua petunjuk dapat dimasukkan dalam bentuk Job Aids yang sama. Agar dapat menyesuaikan dengan kebutuhan, perusahaan harus paham betul jenis dan bentuk dari Job Aids tersebut. Berikut ulasannya!
1. Step-by-Step Worksheet/Forms
Job Aids berupa step-by-step. Sumber: Venngage.com
Worksheet atau lembar kerja merupakan jenis Job Aids yang memberikan petunjuk langkah-demi langkah kepada karyawan mengenai cara menyelesaikan suatu tugas. Petunjuknya biasanya disajikan dalam bentuk tabel, daftar, diagram, dan alat bantu visual lainnya. Job Aids yang satu ini cocok untuk membantu menyelesaikan tugas yang rumit dan membutuhkan banyak langkah.
2. Checklists
Job Aids berbentuk Checklist. Sumber: canva.com
Checklist membantu karyawan untuk mengatur, merencanakan, dan mengelola tugas tanpa urutan tertentu. Biasanya dikelompokkan dalam daftar tindakan, variabel, dan persyaratan mengenai cara melakukan tugas dengan benar. Idealnya, checklist harus dibuat dalam bentuk PDF interaktif yang dapat dicentang oleh karyawan ketika selesai dilakukan. Disarankan pula untuk menggunakan ukuran font yang cukup besar sehingga jelas untuk dibaca.
3. Flowchart
Job Aids berbentuk Flowchart. Sumber: canva.com
Flowchart cocok digunakan sebagai petunjuk untuk tugas-tugas yang kompleks. Job Aids yang satu ini hadir dalam bentuk diagram dan melibatkan urutan tindakan yang perlu dilakukan karyawan untuk menyelesaikan pekerjaan. Flowchart kaya akan simbol, pertanyaan, garis, dan titik keputusan untuk memandu karyawan memahami setiap alur pengerjaan sebuah tugas. Oleh sebab itu, lebih baik menggunakannya saat melakukan tugas dengan keputusan “Ya” atau “Tidak”. Kamu juga bisa membuat flowchart dengan menyertakan flow dari dua pilihan, misalnya urutan apa yang akan terjadi ketika kamu memutuskan untuk work hard atau work smart.
4. Decision table
Job Aids berupa decision table. Sumber: Viengange.com
Decision table dapat membantumu untuk membuat keputusan, seperti yang tertera pada gambar. Selain itu, ada juga decision table yang sedikit lebih rumit dari jenis Job Aids lainnya, seringkali digunakan untuk pengujian perangkat lunak yang kompleks. Oleh karena itu, decision table lebih cocok untuk tugas-tugas yang tidak memerlukan langkah-langkah berurutan dan memiliki opsi terbatas untuk setiap variabel keputusan. Kunci untuk membuat decision table yang baik adalah dengan menjaga semuanya tetap to-the-point dan ringkas. Gunakan kalimat pendek dan perbanyak poin-poin penting.
5. Glossaries
Job Aid berupa glosarium. Sumber: canva.com
Jangan biarkan karyawan kebingungan hanya karena tidak paham akan sebuah istilah atau kata selama proses menyelesaikan sebuah pekerjaan. Itu sebabnya glossaries atau glosarium hadir untuk membantu mereka. Seperti layaknya kamus, glosarium berisi daftar kata dan istilah teknis dalam sebuah teks bersama dengan penjelasan artinya. Penggunaan istilah yang tepat sangat penting dan menyalahgunakannya dapat menyebabkan resiko yang fatal.
Itu dia 5 jenis Job Aids yang banyak digunakan oleh perusahaan. Tentunya masih banyak jenis Job Aids lainnya yang disesuaikan dengan kebutuhan masing-masing pekerjaan. Setelah mengetahui jenisnya, berikut beberapa tips and trick membuat Job Aids yang efektif dan efisien:
1. Job Aids harus ringkas dan to-the-point, terlalu bertele-tele hanya akan menimbulkan kebingungan dan kebiasan.
2. Gunakan jenis huruf, warna, visual dan desain yang konsisten pada seluruh bagian.
3. Tempatkan dirimu sebagai seorang karyawan yang dituju, cobalah untuk menggunakan sudut pandang mereka kira-kira apa saja yang dibutuhkan.
4. Patikan Job Aids mudah diakses, seperti mobile friendly dan dalam format yang tidak terlalu rumit.
5. Pilih platform microlearning yang memudahkan kamu untuk membuat Job Aids, seperti FitAcademy.
Buatlah Job Aids yang menarik, informatif, mudah diakses, mudah dipahami, dan pastinya memberikan solusi pasti bagi para karyawan!
