Manajemen Kinerja atau Performance Management menjadi proses yang penting dilakukan dalam operasional perusahaan, terutama menyangkut pelatihan dan pengembangan karyawan.
Selain harus melakukan rencana pelatihan maupun pengembangan karyawan, manajemen kinerja menjadi hal dasar yang harus dioptimalkan. Hal tersebut bukan tanpa alasan, manajemen kinerja menjadi proses yang akan menguntungkan perusahaan dan karyawan jika dilaksanakan dengan baik.
Apabila perusahaan sering menemui karyawan yang kurang produktif, menunjukkan gejala ingin resign, atau bahkan manajemen perusahaan kurang berjalan maksimal, tandanya ada yang salah dengan manajemen kinerja di dalamnya. Itu mengapa perusahaan perlu paham betul bagaimana manajemen kinerja yang baik sehingga dapat menciptakan perubahan positif kepada seluruh staf dan karyawan perusahaan.
Lalu, sebenarnya apa itu manajemen kinerja?
Manajemen kinerja atau performance management merupakan sebuah proses dan upaya yang dilakukan perusahaan kepada karyawannya untuk memperoleh hasil atau output yang optimal dan sesuai dengan strategi, tujuan, standar, syarat, atau kompetensi perusahaan.
Hal yang perlu diperhatikan dalam pengertian manajemen kinerja adalah pemahaman karyawan akan strategi, tujuan, standar, dan kompetensi perusahaan sebelum kemudian menghasilkan pekerjaan yang sesuai dengan harapan. Karena pada dasarnya, tanpa pemahaman mengenai poin-poin tersebut, karyawan hanya akan bekerja tanpa arah yang pasti.
Manajemen kinerja pada dasarnya akan menguntungkan kedua belah pihak, baik dari sisi perusahaan maupun karyawan. Mengapa demikian?
Ketika karyawan mendapatkan program pelatihan, akan timbul perasaan bahwa mereka benar-benar dianggap sebagai bagian dari perusahaan. Hasilnya retensi karyawan akan meningkat secara drastis. Dilansir dari zippia.com, 45% karyawan akan lebih betah bekerja apabila perusahaan memfasilitasi mereka dengan program pelatihan dan pengembangan yang efektif.
Sementara itu, menurut Michael Armstrong, manajemen kinerja menjadi upaya yang dilakukan perusahaan untuk memperoleh hasil yang terbaik dalam kelompok, individu, maupun organisasi. Jadi memang bukan hanya dilakukan kepada karyawan perorangan, melainkan untuk meningkatkan keterlibatan tim dalam perusahaan.
Tujuan Diadakannya Manajemen Kinerja
Manajemen kinerja bertujuan untuk evaluasi dan pengembangan. Sumber: canva.com
Menurut Broadly dalam buku “Handbook of Research in International Human Resource Management” suntingan Gunder K. Stahl dkk., tujuan dari manajemen kinerja membandingkan dua domain, yaitu evaluasi dan pengembangan.
Evaluasi mencakup:
- Memberikan umpan balik kepada karyawan di seluruh tingkatan sehingga mereka tahu dimana posisi mereka.
- Mengembangkan dasar yang valid untuk keputusan-keputusan ketenagakerjaan yang melibatkan gaji, promosi, penugasan kerja, retensi dan pemutusan hubungan kerja.
- Menyediakan sarana untuk memperingatkan karyawan mengenai kinerja yang tidak memuaskan.
Evaluasi penting dilakukan untuk terciptanya perubahan akan hal yang perlu diperbaiki, apabila dibiarkan terlalu lama tentu saja dapat menimbulkan dampak buruk bagi perusahaan.
Selanjutnya adalah pengembangan atau development, mencakup:
- Membantu karyawan di semua tingkatan atau sektor untuk meningkatkan kinerja dan mengembangkan keterampilan profesional mereka.
- Mendiagnosis masalah individu (karyawan) dan organisasi.
- Meningkatkan komitmen terhadap organisasi melalui diskusi tentang peluang karier, rencana tindakan yang akan diambil kedepannya, dan kebutuhan akan pelatihan serta pengembangan bagi karyawan.
- Memberikan pengakuan kepada karyawan untuk memotivasi mereka dalam meningkatkan kinerja yang tinggi.
Manajemen Kinerja Penting untuk Dilakukan, Mengapa?
Manajemen kinerja memiliki banyak benefit bagi perusahaan dan karyawan. Sumber: canva.com
Setelah sebelumnya telah disinggung mengenai pentingnya sebuah manajemen kinerja dalam perusahaan, berikut beberapa alasan lainnya yang mencakup tiga poin penting yaitu manajemen karyawan, retensi karyawan, dan produktivitas karyawan, apa saja?
A. Membantu perusahaan meraih tujuan yang telah ditetapkan
Manajemen kinerja akan memudahkan manajer maupun leader untuk menetapkan tujuan yang realistis dalam mengukur progres karyawan, mengapa bisa begitu?
Akan tidak efektif apabila perusahaan menetapkan tujuan diluar kemampuan dari para karyawan di dalamnya. Oleh sebab itu, manajemen kinerja membantu manajer melihat sampai dimana batas kemampuan karyawan. Apabila sudah ditemukan, manajer dapat merencanakan program pelatihan dan pengembangan yang dibutuhkan untuk membantu karyawan dalam meningkatkan keterampilan.
Dengan meningkatnya kapabilitas karyawan, tidak mustahil bagi perusahaan untuk menetapkan tujuan yang lebih tinggi.
B. Memungkinkan keterlibatan tim yang lebih baik
Seperti yang sudah disinggung sebelumnya, bukan hanya berfokus pada peningkatan individu karyawan, manajemen kinerja juga penting untuk meningkatkan keterlibatan kinerja secara tim.
Manajemen kinerja yang dilaksanakan dengan baik dapat meningkatkan keterlibatan tim dan mendorong keterbukaan komunikasi antara manajer dengan orang-orang yang mereka awasi (karyawan).
Meningkatkan keterlibatan tim dapat dilakukan dengan rutin melaksanakan meeting mingguan dan pengecekan masing-masing karyawan selama satu bulan sekali secara rutin. Gunanya untuk mengetahui kesulitan apa yang dihadapi dan menemukan solusi yang tepat untuk menyelesaikannya.
C. Meningkatkan produktivitas
Disamping meningkatkan keterlibatan tim, manajemen kinerja juga dapat meningkatkan produktivitas dalam seluruh proses operasional perusahaan. Manajemen kinerja dapat meningkatkan keinginan atau motivasi karyawan untuk bekerja lebih baik yang akhirnya membawa karyawan pada produktivitas yang tinggi.
Tahu tidak? Produktivitas yang baik berpeluang mengurangi stres pada karyawan. Pekerjaan yang selesai akan lebih banyak sehingga tidak ada tugas yang menumpuk. Semakin mereka produktif, semakin tinggi pula fokus dalam bekerja.
D. Membantu mengembangkan jiwa kepemimpinan karyawan
Jiwa kepemimpinan tidak hanya berlaku bagi leader, pada dasarnya setiap karyawan adalah pemimpin bagi dirinya sendiri. Bagaimana mereka memimpin dirinya untuk membagi waktu secara efektif juga menjadi hal yang krusial untuk dilakukan.
Manajemen kinerja bermanfaat untuk memungkinkan karyawan dalam mengembangkan kepemimpinan mereka. Karyawan menjadi terdorong untuk lebih bertanggung jawab sekaligus memperkuat akuntabilitas antara anggota tim. Perusahaan juga dapat mengidentifikasi siapa yang berpotensial memiliki kualitas kepemimpinan dalam setiap kegiatan tim.
Untuk mengembangkannya, perusahaan dapat melakukan program leadership training and development secara rutin atau dengan memberikan tugas yang secara langsung maupun tidak langsung dapat meningkatkan jiwa kepemimpinan. Misalnya melalui pergantian team leader di setiap meeting mingguan.
Bagaimana Strategi yang Tepat dalam Membangun Manajemen Kinerja?
Strategi membangun manajemen kinerja yang baik. Sumber: canva.com
Manajemen kinerja juga tidak dapat dilakukan secara sembarangan atau hanya berlandaskan pada kebutuhan karyawan dan perusahaan saja, perlu strategi yang baik agar manajemen kinerja yang dilakukan berjalan secara efektif. Berikut strategi manajemen kinerja yang efektif diterapkan oleh perusahaan.
A. Optimalkan transparansi dalam perusahaan
Banyaknya bias yang dimunculkan perusahaan hanya akan mengurangi kepercayaan karyawan. Bias apa sajakah yang dimaksud?
Bias tersebut seperti komunikasi yang tidak efektif, jam kerja yang tidak beraturan, gaji yang tidak terperinci, atau budaya kerja lainnya yang dapat menimbulkan pertanyaan dalam benak karyawan. Dilansir dari ruangkerja.id, Kondisi tersebut berpotensi mempengaruhi kinerja karyawan, lho.
Oleh sebab itu, lakukan pengecekan secara berkala kepada karyawan beserta dengan keluhan apa yang mereka miliki. Pada intinya adalah menjaga komunikasi tetap efektif agar tidak menimbulkan kesalahpahaman yang dapat berpotensi menurunkan retensi dan produktivitas karyawan.
B. Lakukan evaluasi secara berkala
Sesuai dengan tujuan manajemen kinerja, evaluasi penting dilakukan untuk membantu karyawan tetap berada di jalur sesuai dengan target dan tujuan pekerjaan yang diinginkan perusahaan. Hal tersebut bermanfaat untuk mengurangi waktu yang terbuang dan secara tidak langsung berdampak pada produktivitas karyawan.
Evaluasi dapat menjadi ladang pembelajaran efektif sehingga karyawan tidak terperangkap pada pola pekerjaan yang tidak sesuai. Terkadang suatu kesalahan tidak dapat diketahui atau disadari dengan mudah, sehingga diperlukan evaluasi secara berkala untuk memastikan semuanya berjalan sesuai dengan rencana yang telah ditetapkan.
C. Beri kebebasan kepada karyawan untuk refleksi
Memberikan kebebasan kepada karyawan untuk refleksi mengenai apa yang mereka butuhkan dapat membuka keterbukaan. Dilansir dari ruangkerja.id, ruang kebebasan refleksi dapat dilakukan dengan mengajak karyawan merenungkan apa yang menjadi tujuan mereka dan bidang pengembangan apa yang mereka butuhkan. Karyawan akan diajak untuk merenungkan rekam jejak mereka selama bekerja, harapan kedepan, serta rencana apa yang ingin dikembangkan untuk berkontribusi lebih banyak kepada perusahaan.
Strategi-strategi tersebut akan semakin efektif apabila diikuti dengan pelatihan dan pengembangan karyawan. Jadi bukan hanya menemukan akar permasalahannya, tetapi juga solusinya.
Pada dasarnya pelatihan karyawan bukan cara untuk menyelesaikan masalah yang dihadapi, melainkan upaya untuk menemukan dan menghilangkan akar dari sebuah masalah yang ada, sehingga tidak akan berulang kembali.
Keseluruhan Proses dari Manajemen Kinerja
Setiap proses manajemen kinerja harus dilaksanakan dengan baik. Sumber: canva.com
Terkadang kebutuhan dari proses manajemen kinerja akan diimplementasikan dengan cara yang berbeda dalam situasi yang berbeda pula. Hanya saja, penting untuk memperhatikan tahapan dalam proses manajemen kinerja. Dilansir dari talenta.co, terdapat 4 tahapan manajemen kinerja sebagai berikut.
A. Fase perencanaan (planning)
Dimulai dengan membuat rencana perusahaan yang terarah pada sasaran yang strategis, Key Performance Indicator (KPI), standar kerja, dan aktivitas SMART (Specific, Measurable, Achievable, Realistic, dan Time-Oriented).
Proses berlangsung secara top-down, yaitu ditetapkan oleh manajemen perusahaan dengan menentukan tujuan yang akan dicapai, hingga pedoman rencana perusahaan kedepan dan cara kedepannya. Kemudian diturunkan ke bawah yaitu ke manajer level bawah untuk menerjemahkan rencana bisnis yang telah ditetapkan kedalam sasaran kerja, seperti daftar tugas dan target serta standar kerja harian.
Rencana tersebut kemudian didistribusikan kepada karyawan sesuai dengan peran jenis pekerjaannya.
B. Fase ongoing & monitoring
Tahapan berikutnya adalah pelaksanaan dari rencana yang telah disusun dengan disertai pengawasan. Monitoring bertujuan untuk memastikan apakah tugas-tugas harian yang telah diberikan sudah sesuai dengan arah sasaran dan tujuan perusahaan secara umum. Karena seperti yang sudah dijelaskan sebelumnya, penting bagi karyawan untuk mengetahui arah dan tujuan perusahaan dalam bekerja.
Pada tahap ini, manajer di setiap divisi akan memberikan feedback secara langsung kepada karyawan terkait hal-hal yang perlu diperbaiki dan dikembangkan. Manajer juga berperan untuk membantu karyawan dalam menyelesaikan masalah atau hambatan dalam bekerja.
C. Fase checking & reviewing
Fase selanjutnya adalah checking and reviewing, yaitu proses evaluasi yang melibatkan manajemen perusahaan, HRD, dan tiap manajer departemen dalam periode tertentu. Evaluasi dilakukan dengan melakukan pengecekan mengenai progres sejauh mana rencana telah berjalan, apa kendalanya, dan bagaimana cara memperbaikinya.
Fase checking and reviewing sekaligus dilakukan untuk mengevaluasi kinerja karyawan pada periode tersebut, apakah sesuai dengan target yang ditetapkan atau tidak. Pada fase ini, karyawan dapat menyampaikan keluh kesah, kesulitan, atau hambatan dalam pencapaian target untuk kemudian menjadi bahan perbaikan berikutnya.
D. Fase rewarding
Selanjutnya sekaligus fase terakhir yaitu rewarding, karyawan yang telah bekerja keras juga pantas mendapatkan apresiasi dari perusahaan.
Rewarding adalah fase pemberian penghargaan kepada karyawan yang telah ditentukan dari evaluasi kinerja, tujuannya untuk meningkatkan semangat dan motivasi agar karyawan bekerja lebih baik. Rewarding yang diberikan dapat dalam bentuk finansial (seperti bonus, kenaikan gaji, atau intensif) maupun non-finansial (tambahan cuti tahunan, hadiah, promosi jabatan).
Itu dia pembahasan menarik mengenai performance management atau manajemen kinerja. Penting bagi perusahaan untuk melakukan manajemen kinerja secara efektif agar menghasilkan karyawan yang produktif dan berdaya saing tinggi. Manajemen kinerja juga membantu perusahaan untuk memilih program pelatihan dan pengembangan karyawan yang sesuai dengan berbagai metode, salah satunya microlearning.
Rencanakan program pelatihan dan pengembangan karyawan bersama fitacademy.id yang menyediakan produk dan layanan berbasis microlearning. Anda tidak perlu bingung lagi untuk merencanakan program pelatihan yang efektif, mulailah bersama kami dan ciptakan karyawan yang berkualitas.
