Simak 8 Tips Berguna ini untuk Membangun Komunikasi yang Efektif di Tempat Kerja — Di dalam dunia kerja, komunikasi menjadi salah satu alat yang paling dibutuhkan dan diandalkan untuk berinteraksi dan menyampaikan berbagai macam informasi baik kepada rekan kerja maupun kepada atasan. Tentunya, agar pesan yang disampaikan bisa dipahami dengan baik, maka setiap individu harus bisa memiliki kemampuan komunikasi yang baik dan efektif.
Kenapa kamu harus memiliki kemampuan komunikasi yang baik dan efektif? Menurut survei yang dilakukan oleh Fierce, Inc. pada tahun 2011, 86% karyawan dan jajaran eksekutif perusahaan mengungkapkan bahwasannya komunikasi yang tidak efektif bisa menjadi penyebab gagalnya kegiatan atau operasional di tempat kerja. Hal ini bisa terjadi karena adanya kesalahpahaman yang kemudian menyebabkan tidak adanya kesinambungan antara masing-masing pihak.
Selain itu, ternyata kamu juga harus mengetahui bahwasannya komunikasi di tempat kerja itu jenisnya sangat banyak dan beragam. Umumnya, ada empat tipe atau jenis komunikasi di tempat kerja, di antaranya:
1. Komunikasi verbal
Komunikasi verbal biasanya berupa interaksi atau dialog secara langsung. Contoh dari komunikasi verbal adalah percakapan, interviu, panggilan telepon, rapat dengan atasan atau anggota tim, presentasi, hingga pidato umum.
2. Komunikasi non verbal
Sementara itu, komunikasi non verbal adalah komunikasi yang memiliki kaitan erat dengan bahasa tubuh misalnya, intonasi suara, ekspresi wajah, postur tubuh, cara berpakaian, hingga gestur tangan saat berbicara.
3. Komunikasi tertulis
Komunikasi tertulis adalah salah satu jenis komunikasi yang juga sering digunakan dan ditemui di tempat kerja. Tipe komunikasi ini umumnya berbentuk tulisan dalam sebuah surat, memo, catatan, hingga laporan.
4. Komunikasi visual
Yang terakhir adalah komunikasi visual. Tipe komunikasi ini biasanya digunakan untuk menyampaikan pesan melalui cara yang lebih interaktif, misalnya melalui foto, video, atau bahkan film.
Nah, agar komunikasi kamu berjalan efektif dan baik. Alangkah baiknya kamu mengetahui juga elemen-elemen apa saja yang mendukung terciptanya komunikasi yang efektif. Dengan begitu, kamu bisa menjadi lebih terampil dalam menyampaikan berbagai informasi tanpa takut harus terbata-bata atau bingung mulai dari mana. Berikut ini adalah tujuh elemen komunikasi yang efektif:
1. Concrete
Dalam menyampaikan sebuah pesan atau informasi, elemen ini harus ada. Alasannya adalah pesan yang konkrit akan memberikan gambaran yang jelas kepada rekan atau orang yang kamu ajak bicara. Dalam menyampaikan informasi atau pesan yang konkrit, kamu harus selalu berdasar pada data dan fakta yang mungkin bisa disajikan dalam bentuk diagram, angka, dan lainnya agar tidak menimbulkan keraguan bagi pihak tersebut.
2. Coherent
Pesan atau informasi yang kamu sampaikan bisa jadi tidak berguna jika tidak memiliki kesinambungan antara bagian yang satu dengan yang lainnya. Kamu harus bisa menyampaikan pesan atau informasi secara runtut dan logis. Kamu harus bisa merangkai atau menyusun setiap informasi dengan rapi dan jelas agar bisa lebih mudah dipahami oleh audiens. Sehingga antara topik utama dengan informasi pendukung saling berkesinambungan.
3. Clarity
Tujuan dalam menyampaikan sebuah informasi atau pesan adalah bisa dipahami dengan jelas oleh lawan bicaramu sehingga mereka tidak lagi bertanya-tanya atau bingung dengan apa yang kamu sampaikan. Sampaikan dengan jelas maksud dan tujuanmu dalam bahasa yang mudah dipahami dan tidak bertele-tele. Usahakan untuk selalu menggunakan kalimat aktif daripada kalimat pasif dalam menyampaikan informasi.
4. Commitment
Komitmen yang dimaksud di sini adalah bagaimana seseorang dalam menyampaikan kepastian dari sebuah pesan atau informasi. Dari sini, kemudian dapat diukur seberapa jauh dedikasi orang tersebut dalam menyampaikan sebuah pesan atau informasi. Sehingga, pesan atau informasi yang memiliki kepastian akan memberikan dampak yang cukup baik dan meningkatkan nilai kamu sebagai orang yang bermoral dan menjunjung tinggi komitmen.
5. Consistency
Pemilihan kata-kata dalam menyampaikan sebuah pesan atau informasi itu sangatlah penting, apalagi jika kamu berada di tempat kerja. Informasi atau pesan yang kamu sampaikan tidak boleh membuat rekan tim kamu bingung. Kamu harus bisa mengkomunikasikannya secara konsisten, baik itu dari segi gaya bahasa, intonasi, dan isi dari informasi atau pesan tersebut. Hindari pengulangan kata-kata agar waktumu tidak terbuang sia-sia.
6. Completeness
Kamu harus ingat bahwasannya dalam menyampaikan sebuah pesan atau informasi itu harus lengkap, tidak boleh ada yang kurang atau tertinggal. Setiap pesan atau informasi yang kamu sampaikan harus memiliki kesimpulan yang logis. Jangan sampai membuat orang lain menunggu bahwasannya masih ada pesan atau informasi yang belum kamu sampaikan sepenuhnya.
7. Curteous
Selain efektif, kamu juga harus bisa menyampaikan pesan atau informasi tersebut kepada orang lain dengan sopan. Kamu harus bisa membuat mereka merasa dihargai atau disegani. Pastikan kamu selalu menjadi orang yang jujur, menghargai, terbuka, dan sopan. Bahkan, yang perlu kamu ingat adalah hindari menggunakan kata-kata yang bisa membuat mereka merasa tersinggung atau tidak nyaman.
Setelah mengetahui elemen-elemen apa saya yang dibutuhkan agar bisa berkomunikasi dengan efektif di tempat kerja, selanjutnya kamu juga harus mengetahui apa saja tujuan dari komunikasi yang efektif terutama bagi karyawan. Dengan mengetahui hal ini, diharapkan kamu bisa lebih memahami dan mengetahui apa saja hal-hal yang bisa diperoleh melalui penerapan komunikasi yang efektif di lingkungan kerja. Berikut ini adalah empat tujuan dari komunikasi yang efektif:
1. Meningkatkan kepercayaan sesama rekan kerja
Kepercayaan meningkat | Foto oleh Helena Lopes dari Pexels: https://www.pexels.com/id-id/foto/foto-pria-sedang-bercakap-cakap-di-kursi-1015568/
Melalui komunikasi dengan rekan kerja di kantor, maka akan timbul rasa saling percaya antara satu sama lain. Bayangkan saja, ketiak temanmu sedang bercerita entah mengenai masalah kehidupannya dan kamu bersedia mendengarkan ceritanya dengan seskama, maka ada kemungkinan di hari-hari berikutnya dia akan menjadikanmu sebagai salah satu orang yang bisa dipercaya untuk berbagi cerita.
2. Mengurangi dan mencegah timbulnya masalah
Tidak menimbulkan masalah | Foto oleh fauxels dari Pexels: https://www.pexels.com/id-id/foto/wanita-mengenakan-kemeja-abu-abu-3184298/
Memiliki kemampuan untuk berkomunikasi dengan efektif ternyata bisa membantu kamu untuk mencegah dan mengurangi masalah yang terjadi di kantor. Ketika kamu bisa menyampaikan maksud dari pernyataanmu kepada lawan bicara, maka kamu bisa meminimalisir risiko untuk terjadinya kesalahpahaman. Bahkan, jika kamu menghadapi masalah, kamu bisa mencari jalan keluar dari masalah tersebut dengan kemampuan yang kamu miliki.
3. Lebih mudah dalam memahami instruksi
Instruksi lebih mudah dipahami | Foto oleh cottonbro studio dari Pexels: https://www.pexels.com/id-id/foto/pria-dan-wanita-bersandar-di-meja-menatap-papan-putih-di-atas-meja-sedang-rapat-3205570/
Ketika bekerja, kamu pasti akan mendapatkan instruksi atau arahan yang cukup banyak. Nah, agar bisa menyampaikan arahan tersebut kepada orang yang dituju, maka kamu bisa metode microlearning yang digunakan oleh fitacademy.id. Kamu bisa membuat arahan tersebut dalam bentuk poin-poin yang lebih mudah dipahami. Dengan begitu, kamu bisa menyampaikan instruksi tersebut dengan tepat dan sesuai seperti yang diharapkan.
4. Membuat karyawan menjadi lebih kompak
Karyawan menjadi lebih kompak | Foto oleh Thirdman dari Pexels: https://www.pexels.com/id-id/foto/pria-berkemeja-putih-duduk-di-samping-pria-berkemeja-putih-5256818/
Komunikasi yang efektif ternyata bisa membangun situasi yang harmonis di tempat kerja. Bahkan, melalui komunikasi efektif, karyawan akan jauh menjadi lebih kompak dalam mengerjakan proyek atau tugas. Sehingga, dengan terbentuknya kekompakan ini akan menjadikan karyawan semakin dekat dengan satu sama lain hingga menciptakan lingkungan pertemanan yang sehat.
Untuk mencapai semua hal tersebut, maka perlu cara-cara yang bisa diterapkan kepada karyawan agar bisa memiliki kemampuan komunikasi yang efektif. Tentunya, agar bisa memiliki kemampuan komunikasi yang baik dan efektif, tidak bisa dikuasai dalam semalaman saja. Butuh waktu dan usaha yang konsisten agar benar-benar bisa diimplementasikan dengan baik. Nah, berikut ini ada delapan tips untuk membangun komunikasi yang efektif di tempat kerja:
1. Dengarkan dengan baik saat rekan kerja bercerita
Mendengarkan karyawan dengan baik | Foto oleh Christina Morillo dari Pexels: https://www.pexels.com/id-id/foto/dua-wanita-duduk-di-sofa-1181516/
Seringkali, rekan kerja di kantor mu menginginkan supaya kamu bisa mendengarkan dia bercerita mengenai perasaan atau masalah yang dihapadinya. Oleh karena itu, kamu harus bisa menjadikan dirimu sebagai pendengar yang baik. Dengan menjadi pendengar yang baik, nantinya bisa tercipta komunikasi yang baik antara kamu dengan rekan kerjamu. Selain mendengarkan, kamu juga harus bisa merespon dengan baik dan sesuai dengan apa yang mereka harapkan.
2. Berikan respon atau tanggapan dari cerita mereka
Berikan respon atau tanggapan | Foto oleh Christina Morillo dari Pexels: https://www.pexels.com/id-id/foto/wanita-berkemeja-merah-di-samping-wanita-berkemeja-putih-1181724/
Ketika kamu berbicara dengan lawan bicaramu, usahakan jangan sampai terjadi komunikasi satu arah saja. Jadi, kamu bisa memberikan respon atau tanggapan kepada mereka baik itu berupa pertanyaan atau memberikan konfirmasi dari apa yang disampaikan dengan bahasa yang berbeda. Melalui cara ini, kamu bisa berlatih untuk mengasah kemampuanmu dalam berkomunikasi secara lebih efektif.
3. Sampaikan informasi dengan jelas dan runtut
Informasi disampaikan dengan runtut | Foto oleh Christina Morillo dari Pexels: https://www.pexels.com/id-id/foto/wanita-mengenakan-blazer-abu-abu-menghadapi-wanita-mengenakan-kemeja-putih-dan-blazer-hitam-dengan-laptop-di-pangkuan-1181564/
Agar bisa berkomunikasi dengan efektif, maka kamu harus bisa menyampaikan informasi kepada lawan bicaramu dengan jelas dan runtut. Informasi yang jelas dan runtut bisa membantu lawan bicaramu lebih mudah dalam memahami maksud dan tujuan dari informasi yang kamu sampaikan. Nah, salah satu metode yang bisa kamu coba adalah metode microlearning yang digunakan oleh fitacademy.id dengan membagi informasi dalam bentuk yang lebih kecil dan ringkas.
4. Pahami gaya komunikasi dari lawan bicara
Memahami gaya lawan bicara | Foto oleh Kampus Production dari Pexels: https://www.pexels.com/id-id/foto/orang-orang-kantor-bekerja-perempuan-8171164/
Saat berbicara dengan rekan kerja atau lawan bicaramu, kamu harus bisa memahami gaya komunikasi yang mereka pakai. Seringkali, bagian ini sering diabaikan ketika berkomunikasi, padahal cara ini memiliki peranan yang penting dalam terciptanya komunikasi yang efektif. Umumnya, ada empat gaya komunikasi yang dimiliki oleh orang-orang, seperti pasif, agresif, pasif-agresif, dan asertif. Mengetahui hal ini juga bisa membantu kamu dalam menyesuaikan diri ketika berinterkasi dengan mereka.
5. Jangan lupa gunakan bahasa tubuh saat berbicara
Menggunakan bahasa tubuh saat berbicara | Foto oleh Alena Darmel dari Pexels: https://www.pexels.com/id-id/foto/pria-orang-orang-laptop-kantor-8133856/
Terciptanya komunikasi yang efektif juga bisa diperoleh melalui komunikasi non verbal. Terkadang, lawan bicaramu akan merasa bosan dan tidak tertarik jika komunikasi yang dilakukan hanya melalui verba atau lisan saja. Maka dari itu, penting untuk sesekali menggunakan bahasa tubuh saat bebricara dengan lawan bicara, seperti melakukan gerakan tangan, menganggukkan kepala, atau menunjuk barang atau posisi.
6. Bersikap empati dengan melihat situasi dan kondisi
Menunjukkan sikap empati | Foto oleh Christina Morillo dari Pexels: https://www.pexels.com/id-id/foto/wanita-mengenakan-atasan-biru-di-samping-meja-1181712/
Ketika berbicara atau berinteraksi dengan orang lain, kamu juga harus memiliki rasa empati yang tinggi dengan mengetahui situasi dan kondisi yang terjadi dengan lawan bicaramu. Sikap emati ini akan membantu kamu dalam merasakan hal yang dialami oleh lawan bicaramu dengan cara menempatkan dirimu di posisinya. Sehingga, melalui cara ini bisa tercipta komunikasi yang baik dan melatih kemampuan komunikasi kamu agar lebih efektif.
7. Selalu menunjukkan kesopanan dan keramahan
Menunjukkan sikap ramah dan sopan | Foto oleh Edmond Dantès dari Pexels: https://www.pexels.com/id-id/foto/duduk-dalam-ruangan-percakapan-laptop-8069071/
Cara yang bisa kamu coba agar bisa berkomunikasi dengan efektif adalah dengan menunjukkan kesopanan dan keramahan. Cara ini sangat cocok diterapkan ketika kamu sedang berinteraksi dengan atasan. Akan tetapi, tidak menutup kemungkinan juga cjara ini bisa kamu terapkan ketika berinteraksi dengan rekan kerja. Contoh penerapannya adalah selalu senyum, menggunakan kata-kata yang sopan dan tidak menyinggunng, dan menghargai pendapat orang lain.
8. Jangan membahas topik yang cukup sensitif
Tidak membahas topik yang sensitif | Foto oleh EKATERINA BOLOVTSOVA dari Pexels: https://www.pexels.com/id-id/foto/percakapan-perusahaan-tempat-kerja-profesional-6077796/
Agar komunikasi yang kamu jalin dengan rekan kerja tetap aman dan tidak menimbulkan kesalahpahaman hingga konflik, maka usahakan ketika berkomunikasi memilih topik pembicaraan yang aman atau tidak sensitif. Topik yang sensitif bisa menyinggung dan membuat lawan bicaramu merasa tidak nyaman. Contoh topik pembicaraan yang harus kamu hindari adalah politik, agama, keluarga, hingga kesehatan.
Dari delapan tips tersebut, kamu harus bisa menerapkannya dengan maksimal agar tujuan kamu memiliki kemampuan berkomunikasi yang efektif bisa terwujud. Bahkan, dengan terwujudnya kemampuan tersebut bisa mendatangkan manfaat yang cukup banyak baik itu untuk bisnis hingga kehidupan pribadi. Di bawah ini adalah delapan manfaat yang akan kamu peroleh dengan memiliki kemampuan komunikasi yang efektif di tempat kerja, di antaranya:
1. Mengurangi kesalahpahaman
Meminimalisir risiko salah paham | Foto oleh Pavel Danilyuk dari Pexels: https://www.pexels.com/id-id/foto/wanita-kantor-bekerja-profesional-8111891/
Komunikasi yang efektif bisa mencegah kesalahpahaman antara dua pihak atau lebih. Dengan komunikasi yang berjalan efektif, bisa dijelaskan hak-hak dan tanggung jawab setiap karyawan seperti apa sehingga mereka bisa berkontribusi dengan maksimal dalam membantu perusahaan meraih tujuan-tujuan yang ingin dicapai tanpa harus mengkhawatirkan informasi-informasi yang kurang penting.
2. Budaya kerja yang sehat
Budaya kerja yang sehat | Foto oleh Mikhail Nilov dari Pexels: https://www.pexels.com/id-id/foto/orang-orang-laptop-kantor-bekerja-7988685/
Manfaat kedua yang bisa kamu rasakan dengan adanya komunikasi efektif di tempat kerja adalah tercipatnya budaya kerja yang sehat. Hadirnya budaya ini bisa membantu dalam mengembangkan hubungan pekerjaan yang baik antara perusahaan dengan karyawan. Sehingga, karyawan akan percaya dengan manajemen perusahaan yang cukup baik dalam menjamin kesejahteraan karyawannya.
3. Memberikan kebebasan berkeskpresi
Kebebasan dalam berekspresi | Foto oleh Kindel Media dari Pexels: https://www.pexels.com/id-id/foto/orang-orang-wanita-kantor-bekerja-6774153/
Seringkali, karyawan merasa kurang begitu didengarkan ketika mereka menyampaikan aspirasi. Akan tetapi, ketika karyawan dan perusahaan bisa menjalankan komunikasi yang efektif, karyawan bisa menyampaikan aspirasi atau pemikirannya dengan bebas dan nyaman tanpa harus takut diancam oleh perusahaan. Bahkan, perusahaan juga bisa menjadikannya pertimbangan untuk pengembangan perusahaan kedepannya.
4. Menyelesaikan konflik dengan mudah
Konflik selesai dengan lebih mudah | Foto oleh RDNE Stock project dari Pexels: https://www.pexels.com/id-id/foto/orang-orang-kantor-kelompok-berjejaring-7413993/
Melalui komunikasi yang efektif, semua masalah yang terjadi di tempat kerja baik itu sesama rekan kerja maupun dengan atasan bisa diselesaikan dengan mudah. Masing-masing pihak bisa mengkomunikasikan masalah-masalah yang ditemui dan mencari jalan keluarnya bersama-sama. Menariknya, melalui proses ini biasanya akan muncul ide-ide baru dan kreatif yang bahkan tidak pernah terpikirkan sebelumnya.
5. Memiliki kekompakan dalam sebuah tim
Tim menjadi kompak | Foto oleh Kindel Media dari Pexels: https://www.pexels.com/id-id/foto/orang-orang-kantor-kelompok-dalam-ruangan-7688326/
Terciptanya komunikasi yang efektif ternyata mendatangkan manfaat bagi sebuah tim dengan menjadi lebih kompak. Anggota tim akan memiliki tujuan yang sejalan sehingga mampu menciptakan lingkungan kerja yang nyaman, aman, dan damai. Kekompakan ini juga akan berdampak pada hubungan antar anggota yang semakin solid dan harmonis sehingga perselisihan ataupun konflik bisa dihindari.
Jadi, dapat disimpulkan bahwasannya komunikasi di kantor atau tempat kerja memiliki peranan yang penting dalam melatih kemampuan seseorang untuk bisa berkomunikasi dengan efektif. Bentuk-bentuk komunikasi yang ada di tempat kerja juga sangat beragam, mulai dari secara lisan hingga dalam bentuk visual. Tentunya, dengan mengetahui hal ini akan mebantu kamu dalam menyesuaikan diri ketika berinteraksi atau berbicara dengan orang lain.
Selain itu, kamu juga bisa menerapkan tips-tips yang dijelaskan di atas, seperti menyelesaikan masalah melalui metode microlearning yang digunakan oleh fitacademy.id, dan menariknya bisa digunakan tidak hanya untuk belajar saja. Caranya yaitu dengan mengklasifikasikan masalah-masalah yang ada sehingga lebih terstruktur dan tidak terlihat berat (Lebih detail). Alhasil, jalan keluar dari masalah-masalah tersebut bisa dicari dan ditemukan dengan mudah dan cepat. Untuk kamu yang tertarik dengan metode microlearning ini lebih dalam, kamu bisa mengunjungi laman fitacademy.id.
